Política de tratamiento de datos personales.

1. Identificación del responsable del tratamiento

• Razón social: Math Decision S.A.S.
• NIT: 900.689.217-3
• Domicilio: San Fernando Plaza, Carrera 43A No. 1-650, Piso 6, Oficina 652, Medellín, Colombia
• Correo electrónico para asuntos de datos personales: info@mathdecision.com
• Teléfonos: +57 300 535 6811 y +57 300 620 2858
• Sitio web: https://mathdecision.com

2. Marco legal y alcance

Esta política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen. Aplica a todos los datos personales que Math Decision S.A.S. recoge, almacena, usa, circula o suprime, en bases de datos físicas o digitales, y obliga a sus socios, empleados, contratistas y proveedores que traten datos en su nombre.

3. Definiciones

Para efectos de esta política se aplican las definiciones de la Ley 1581 de 2012. En particular: titular es la persona natural cuyos datos se tratan; responsable es quien decide sobre el tratamiento; encargado es quien trata datos por cuenta del responsable; autorización es el consentimiento previo, expreso e informado del titular; dato sensible es el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud; transmisión es la entrega de datos a un encargado y transferencia es el envío a otro responsable, dentro o fuera del país.

4. Principios

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Datos que tratamos y finalidades

5.1 Contactos de empresas clientes y potenciales clientes

Datos: nombre, cargo, empresa, correo electrónico y teléfono de trabajo, y el contenido de la comunicación.

Finalidades: atender solicitudes de información y presentar propuestas; celebrar y ejecutar los contratos de consultoría; facturar y cumplir obligaciones contables y tributarias; mantener la relación comercial; enviar invitaciones a charlas, publicaciones y novedades de la firma, cuando el titular lo haya autorizado, con la posibilidad de retirar esa autorización en cualquier momento.

5.2 Personas que solicitan una estimación de pensión

Datos: nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, correo y teléfono, historia laboral, ingreso base de cotización, semanas cotizadas, fondo de pensiones y los documentos que la persona entrega. No se solicitan datos de salud ni de invalidez.

Finalidades: elaborar la estimación técnica solicitada, comunicar el resultado y conservar el soporte del trabajo. Estos datos no se usan para mercadeo ni se entregan a terceros distintos de los proveedores de tecnología indicados en el numeral 8.

5.3 Empleados y pensionados de las empresas clientes

Para las valoraciones actuariales de beneficios a empleados y pasivos pensionales, los clientes entregan datos de sus empleados, exempleados o pensionados (nombre o identificación, fecha de nacimiento, sexo, fecha de ingreso, salario, beneficios, estado civil y beneficiarios cuando el beneficio lo requiere).

En este caso el responsable del tratamiento es la empresa cliente y Math Decision S.A.S. actúa como encargado: trata los datos únicamente para realizar la valoración contratada, siguiendo las instrucciones del cliente, con las medidas de seguridad de esta política, y los suprime o devuelve al terminar el servicio y los plazos de conservación del numeral 10. Los contratos u órdenes de servicio incluyen una cláusula de transmisión de datos en este sentido.

5.4 Visitantes del sitio web

Datos: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas y duración de la visita, recogidos mediante una herramienta de analítica web (ver numeral 12). No se recogen nombres ni correos por el solo hecho de visitar el sitio.

Finalidad: medir el uso del sitio y mejorarlo.

6. Autorización

Math Decision S.A.S. solicita la autorización previa, expresa e informada del titular antes de tratar sus datos, por un medio que permita consultarla después: una casilla de aceptación en los formularios del sitio, la aceptación escrita en la primera comunicación por correo electrónico o WhatsApp, o una cláusula en el contrato. La firma conserva la prueba de la autorización y la entrega al titular cuando la solicite. No se usan casillas marcadas por defecto.

No se requiere autorización cuando la ley lo exime, por ejemplo para los datos de naturaleza pública o cuando una autoridad los solicita en ejercicio de sus funciones.

7. Datos sensibles

Math Decision S.A.S. no solicita datos sensibles salvo cuando el servicio lo exige. Si una estimación de pensión requiere información de salud o invalidez, se informa al titular de que no está obligado a entregarla y se obtiene su consentimiento explícito para ese dato. No se tratan datos de menores de edad, salvo los de beneficiarios que aparecen en una valoración de pensiones, para la cual el responsable es la empresa cliente.

8. Transmisión y transferencia de datos

Los datos se comparten solo con quien lo necesita para prestar el servicio:

• Proveedores de tecnología que actúan como encargados: los servicios de correo electrónico, mensajería, alojamiento del sitio web, analítica web y repositorios cifrados de código, datos y análisis que la firma usa para trabajar. Estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia, lo que constituye una transferencia internacional; Math Decision S.A.S. elige proveedores que ofrecen un nivel adecuado de protección, cifrado en el almacenamiento y la transmisión, y cláusulas contractuales de confidencialidad y seguridad.
• Expertos externos que participan en un proyecto, bajo acuerdo de confidencialidad y solo con los datos del proyecto.
• Autoridades, cuando lo exija la ley.

Math Decision S.A.S. no vende ni cede datos personales a terceros para fines de mercadeo.

9. Derechos de los titulares

El titular puede, de forma gratuita: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado del uso que se ha dado a sus datos; revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas y reclamos se presentan al correo info@mathdecision.com, indicando nombre, documento de identidad, descripción de la solicitud y datos de contacto. Pueden presentarlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado.

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no supera cinco (5) días hábiles más.
• Reclamos: si está incompleto, se pide al interesado completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entiende desistido. Recibido completo, se incluye en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y se resuelve en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más con aviso al titular.

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, el titular debe agotar este trámite ante la firma.

Plazos de conservación: los datos de clientes, contratos y facturación se conservan el tiempo que exigen las normas contables y tributarias (diez años para los soportes contables); los datos entregados para una valoración o estimación se conservan el tiempo necesario para sustentar el trabajo y atender revisiones de auditoría, y luego se suprimen o devuelven; los datos de analítica del sitio se conservan en la herramienta de analítica durante catorce meses como máximo.

11. Seguridad

Math Decision S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado de los datos: acceso restringido a las personas que trabajan en cada proyecto, cuentas protegidas con contraseña y verificación en dos pasos, cifrado en el almacenamiento y la transmisión que ofrecen los proveedores del numeral 8, y acuerdos de confidencialidad con socios, empleados y expertos externos. Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, la firma lo informa a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados.

12. Cookies y analítica

El sitio usa una herramienta de analítica web que instala cookies para medir visitas y uso del sitio de forma agregada, sin identificar a la persona ni construir perfiles publicitarios; la firma mantiene desactivadas las funciones de personalización de anuncios de esa herramienta. Usted puede bloquear o borrar estas cookies desde la configuración de su navegador sin que el sitio deje de funcionar. El sitio no usa cookies de publicidad. Si en el futuro se instalan etiquetas de plataformas publicitarias, el sitio pedirá su consentimiento antes de activarlas y se actualizará esta política.

13. Área responsable

La atención de consultas y reclamos y el cumplimiento de esta política están a cargo de la dirección administrativa de Math Decision S.A.S. (gerente administrativo), en el correo info@mathdecision.com.

14. Vigencia

Esta política rige desde el 20 de octubre de 2026 y reemplaza cualquier versión anterior. Las bases de datos se conservan mientras subsistan las finalidades del tratamiento y los plazos del numeral 10. Las modificaciones se publican en https://mathdecision.com/politica-de-datos; si cambian las finalidades de manera sustancial, se solicita una nueva autorización a los titulares.